Кейс «Точка сборки»: подбор команды для загородной event-площадки
Клиент: «Точка сборки» — загородная площадка для тимбилдингов, корпоративных выездов, стратегических сессий и фестивалей на берегу Истринского водохранилища, примерно в 70 км от Москвы: 3 га закрытого леса, шатры, юрта, сафари-тенты для проживания, баня, причал с байдарками и сапами, «стадион тимбилдинга», события до 500 человек. Это московское направление сочинского event-агентства «Реинфо», которое 30 лет делает корпоративные события и проводит больше сотни таких событий в год.
Услуга: подбор персонала
Срок сотрудничества: 5 месяцев: ядро команды за 7 недель к началу летнего сезона, дальше пул хостес под события до осени
Позиции: event-менеджер, хостес, менеджер по развитию
Результат: за 7 недель закрыли двух event-менеджеров и менеджера по развитию, собрали пул из 22 хостес, из которых 15 работали на событиях регулярно до осени.
Тридцать лет опыта в Сочи и ноль узнаваемости в Подмосковье
«Реинфо» хорошо известно на юге: восемь подразделений, от агентства приключенческих программ и кейтеринга до арт-агентства и экскурсионного отдела, собственные кемпинги в Сочи и глэмпинг в Крыму, группы до 2 000 человек. Весной 2026 года компания открыла первую площадку в Подмосковье: «Точку сборки» на Истринском водохранилище. 50 арт-объектов, 35 командных упражнений, 7 костровых зон, светодиодный экран для сессий. Первые обзорные туры для заказчиков прошли сразу после открытия.
Задача для найма звучала просто, а оказалась непростой. Нужны были люди, которые будут продавать и проводить события на площадке, а головной офис находится больше чем за тысячу километров. Ежедневно контролировать новую команду из Сочи невозможно, а значит, людей нужно было найти таких, кто перенесёт сочинский стандарт в подмосковный лес самостоятельно. При этом у площадки нет ни истории, ни отзывов в Москве, и кандидаты резонно спрашивали: «Сколько событий у вас уже было?»
Три позиции требовали трёх разных подходов. Менеджер по развитию продаёт площадку HR-директорам и ивент-агентствам в Москве. Event-менеджер отвечает за то, чтобы событие на 300 человек в лесу у воды прошло без происшествий. Хостес встречают и ведут гостей по трём гектарам леса, и нужны они не постоянно, а под каждое крупное событие.
Центральная идея проекта: площадку без истории продают и проводят люди, поэтому мы искали тех, кто способен работать по стандарту головного офиса без ежедневного контроля, и проверяли это на самой площадке, а не в переговорной.
Как мы устроили работу
Большую часть отбора взяли на себя. A2 проводило скрининг и основное интервью в Москве, а руководителю направления в Сочи передавало короткое резюме по кандидату и запись интервью (с согласия кандидата). Решение о финале руководитель принимал в течение 48 часов. Финал по event-менеджерам и менеджеру по развитию проходил очно на площадке, во время обзорного тура или подготовки к событию, и к нему подключался представитель «Реинфо».
Для подбора хостес схема была другой: групповой брифинг на площадке, пробная смена на реальном событии и включение в пул с оплатой за смену. Каналы: hh.ru и прямой поиск для менеджеров, профильные сообщества организаторов фестивалей и активного отдыха для event-менеджеров, студенты вузов направлений туризма и сервиса, жители Истры и Дедовска, промо-сообщества для хостес.
Сложности и решения
1. Решения принимаются в Сочи. Первые две недели финалы срывались: кандидат проходил интервью в Москве, а согласования ждал по пять-шесть дней. Мы предложили формат с записью интервью и правилом 48 часов, а финальные встречи стали собирать пакетом, по два-три кандидата в один приезд представителя «Реинфо». Срок от первого звонка до оффера сократился с трёх недель до 11 дней.
2. Менеджер по развитию продаёт площадку тем, кто сам продаёт события. Ивент-агентства для площадки одновременно клиенты и конкуренты: «Реинфо» само агентство. Кандидат должен приходить со связями в агентской среде и вызывать доверие, иначе агентства не повезут сюда своих заказчиков. Мы добавили на скрининг вопрос: «Агентство привезло к нам своего клиента, а через месяц этот клиент звонит напрямую. Что вы сделаете?». Правильный ответ один: вернуть клиента агентству и зафиксировать правило в партнёрских условиях. Взяли кандидата из продаж загородного отеля, который несколько лет работал с агентским каналом и знает, как его не потерять.
3. Безопасность у воды и огня. На площадке семь костровых зон, причал с сапами и байдарками, полоса препятствий, а на тимбилдинге одновременно бывает до 300 человек. Event-менеджер отвечает не только за тайминг и подрядчиков, но и за то, чтобы никто не оказался в воде и не обжёгся: инструктажи, инструкторы на причале, медик, маршрут эвакуации из леса, план Б в шатрах на случай ливня. В резюме этого не видно, поэтому на интервью давали ситуацию: «Тимбилдинг на 200 человек, через час старт, начинается гроза. Ваши действия по минутам». Сильные кандидаты начинали с безопасности и связи с заказчиком, слабые с переноса программы. Такой опыт чаще находился у организаторов приключенческих гонок, туристических слётов и фестивалей под открытым небом, туда мы и перенесли основной поиск.
4. Семьдесят километров от Москвы. Рабочий день на событии начинается рано и заканчивается поздно, а двухдневные выезды означают ночёвку на площадке. Кандидаты с востока Москвы отказывались после первого расчёта дороги. Мы сузили поиск по географии: Истра, Дедовск, Красногорск, Волоколамск и западные районы Москвы, а в оффер прямо записали проживание на площадке в дни двухдневных событий. Оба event-менеджера живут в пределах часа езды от водохранилища.
5. Хостес не на ресепшене, а в лесу. Хостес на такой площадке не стоят у стойки, а встречают автобусы, регистрируют до 500 гостей, ведут группы между зонами и работают в любую погоду. Хостес из промо-агентств привыкли к городским площадкам и уходили после первой смены. В вакансии прямо описали лес, обувь и погоду, сделали пробную смену обязательной, собирали пул в полтора раза больше потребности и ввели подтверждение выхода за 48 и за 12 часов до события. На смену персонал доставляли организованным трансфером от ближайшей станции.
6. Площадка без истории и вопрос про ноябрь. Сильные event-менеджеры спрашивали, что будет после летних выездов, а у площадки ответа из опыта ещё не было. Мы не стали обещать круглогодичную загрузку. Вместо этого клиент закрепил фиксированный оклад, не зависящий от числа событий, и описал задачи между событиями: разработка программ вместе с сочинскими подразделениями «Реинфо», подготовка предложений для агентств, участие в выездных проектах компании. Тридцать лет «Реинфо» на рынке оказались для кандидатов весомее, чем отсутствие истории у самой площадки.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика по воронке
Ядро команды за весь проект
| Позиция | Кандидатов | Скрининг | Интервью A2 | Финал на площадке | Оффер | Вышли |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Event-менеджер | 132 | 30 | 14 | 5 | 2 | 2 |
| Менеджер по развитию | 104 | 24 | 11 | 3 | 1 | 1 |
Менеджер по развитию: конверсия по этапам
| Этап | Количество | Конверсия |
|---|---|---|
| Отклики и прямой поиск | 104 | — |
| Прошли скрининг (вкл. вопрос про агентства) | 24 | 23,1% |
| Интервью A2 | 11 | 45,8% |
| Финал на площадке с представителем «Реинфо» | 3 | 27,3% |
| Оффер | 1 | 33,3% |
| Вышел на работу | 1 | 100,0% |
Пул хостес
| Этап | Количество | Конверсия |
|---|---|---|
| Отклики | 186 | — |
| Прошли телефонное интервью | 74 | 39,8% |
| Пришли на брифинг на площадке | 38 | 51,4% |
| Отработали пробную смену | 27 | 71,1% |
| Включены в пул | 22 | 81,5% |
| Работали регулярно до осени | 15 | 68,2% |
Источники
| Позиция | Основные каналы |
|---|---|
| Event-менеджер | сообщества организаторов фестивалей и активного отдыха (~45%), hh.ru (~40%), рекомендации (~15%) |
| Менеджер по развитию | прямой поиск по загородным отелям и площадкам (~55%), hh.ru (~30%), рекомендации (~15%) |
| Хостес | студенты профильных вузов (~45%), жители Истры и Дедовска (~35%), промо-сообщества (~20%) |
Главное, что видно по цифрам: у хостес самая болезненная потеря случается между телефонным звонком и площадкой. Из 74 человек, согласившихся по телефону, на брифинг доехали 38, и именно поэтому пул собирали с запасом. Зато те, кто дошёл до пробной смены, в большинстве оставались: из 27 в пул попали 22. Самым узким местом у менеджера по развитию был финал на площадке: из 11 кандидатов после интервью до него дошли трое, остальных отсеял руководитель направления по записи интервью, в основном за отсутствие опыта работы с агентским каналом.
Что в итоге
За семь недель «Точка сборки» получила ядро московской команды: двух event-менеджеров, которые живут рядом с площадкой и умеют работать на открытом воздухе, и менеджера по развитию со связями в агентской среде. Пул из 22 хостес позволил закрывать события до 500 человек без срочных поисков накануне, а 15 из них работали регулярно до осени. Головной офис в Сочи получил понятную схему: A2 ведёт поиск и интервью, «Реинфо» принимает решения быстро и по записи.
Главный вывод: когда компания открывает направление в другом регионе, найм упирается не в рынок, а в скорость решений головного офиса. Запись интервью и правило 48 часов сделали для этого проекта больше, чем любой новый канал поиска.
И второе. Проектный персонал вроде хостес нельзя набирать впритык. Для выездной площадки в 70 км от города нормальная потеря между звонком и первой сменой составляет больше половины, и пул нужно собирать с запасом заранее, а не за три дня до события.
Если вы открываете площадку или направление в Москве и Подмосковье, а головной офис в другом городе, напишите нам. Подберём персонал под ваши события и выстроим процесс так, чтобы решения не ждали неделю.
