Кейс Allinfocom: подбор команды под госконтракты за 10 недель
Клиент: Allinfocom — подольская компания, которая с 2012 года продаёт и монтирует слаботочные системы и системы безопасности: видеонаблюдение с видеоаналитикой, СКУД, видеодомофония, охранная сигнализация, СКС и Wi-Fi.
Услуга: подбор персонала
Срок сотрудничества: 10 недель, разовый проект
Позиции: менеджер по тендерам, системный администратор, монтажники слаботочных систем
Результат: закрыли 5 штатных мест (менеджер по тендерам, системный администратор, 3 монтажника) и собрали резерв из 4 проверенных монтажников для работы по договорам ГПХ на пиковых объектах.
Первый госконтракт и что с ним делать дальше
Allinfocom это небольшая компания с сильной технической экспертизой: IP-видеонаблюдение с видеоаналитикой и распознаванием номеров, СКУД с интеграцией учёта рабочего времени в 1С, сети на MikroTik, Ubiquiti и Cisco, гарантия 3 года на монтаж видеонаблюдения и до 25 лет на СКС. Работали в основном с коммерческими клиентами, пока компания не выиграла первый госконтракт на системы безопасности для ведомственного заказчика и успешно его исполнила.
После этого руководство решило выходить в госзаказ системно. Для этого нужен человек, который будет искать и вести торги, системный администратор, который возьмёт на себя серверы видеонаблюдения и сети на объектах, и больше монтажников. Но в маленькой компании каждая ставка заметна в бюджете, а поток госзаказа непредсказуем. Набрать монтажников «под будущие контракты» и три месяца платить им без объектов значит проесть прибыль с того самого первого контракта.
Вторая ловушка в самом тендерном специалисте. Легко нанять человека, который будет подавать заявки на всё подряд и выигрывать демпингом. Для маленькой компании это прямой путь к контракту, исполнение которого принесёт убыток или штрафы.
Центральная идея проекта: маленькой компании в госзаказе нужен менеджер по тендерам, который умеет отказываться от лишних торгов, а монтажников нужно нанимать под подписанные контракты, с резервом под пики, а не впрок.
Как мы устроили работу
Очерёдность задала экономика. Первым искали менеджера по тендерам: именно он определяет, сколько работы у компании будет через 2-3 месяца. Параллельно — системного администратора, потому что гарантийные объекты и текущие контракты уже требовали человека на серверах и сетях. Монтажников набирали двумя волнами: двое сразу под текущие объекты, третий после подписания второго госконтракта, который новый менеджер по тендерам выиграл на седьмой неделе проекта.
Для пиков договорились о резерве: монтажники, которые прошли у нас все проверки и практическую пробу, но работают по договорам ГПХ и подключаются, когда объектов больше, чем может закрыть штат.
Каналы: для менеджера по тендерам hh.ru и прямой поиск по тендерным специалистам интеграторов систем безопасности. Для системного администратора hh.ru и профильные сообщества. Для монтажников Авито, hh.ru, telegram-чаты монтажников слаботочки и рекомендации действующих сотрудников.
Сложности и решения
1. Один человек вместо тендерного отдела. Кандидаты из крупных компаний привыкли к разделению: один ищет торги, другой готовит заявку, третий занимается банковскими гарантиями и исполнением. В маленькой компании всё это делает один человек: мониторинг площадок, анализ документации, заявка, обеспечение, контракт, приёмка и документы в ЕИС. На скрининге мы просили кандидата по шагам рассказать полный путь своего последнего контракта, от поиска процедуры до закрывающих документов. Кто знал только свой участок, дальше не шёл.
2. Умение читать техническое задание. Техническое задание на видеонаблюдение или СКУД нередко написано под конкретного производителя или содержит требования, которые маленькая компания не выполнит в срок. Менеджер по тендерам должен это видеть до подачи заявки. Мы дали финалистам разбор документации реального завершённого аукциона на видеонаблюдение из открытого реестра: найти три главных риска и решить, участвовать или нет. Лучшие кандидаты находили сжатые сроки монтажа, штрафы за просрочку и требование к опыту, которого у компании нет, и аргументированно отказывались.
3. Мотивация, которую может позволить себе маленькая компания. Платить московский оклад опытного тендерного специалиста компания не могла. Вместе с руководством мы собрали схему: оклад ниже рынка плюс процент от маржи по исполненным контрактам, а не по выигранным. Это важная деталь: процент от выигранных торгов подталкивает к демпингу, процент от исполненных заставляет думать о прибыльности. Кандидатам, которые раньше работали на окладе, схему объясняли на цифрах первого контракта компании.
4. Системный администратор, который бывает на объектах. Офисные администраторы не знают видеорегистраторов и хранилищ архива, а монтажники не умеют настраивать сети и VPN. Компании нужен человек посередине: серверы видеонаблюдения, сети MikroTik, удалённый доступ к объектам, пусконаладка и поддержка гарантийных клиентов. На скрининге задавали вопрос: «камеры на объекте раз в сутки пропадают из регистратора, что вы проверите и в каком порядке». Финалисты выезжали с монтажной бригадой на действующий объект на полдня: за это время обе стороны понимали друг о друге больше, чем за час собеседования.
5. Монтажники с документами и допуском. Для госзаказа мало умения обжать витую пару: нужны удостоверения по электробезопасности, допуск к работам на высоте, а на объекты ведомственного заказчика пускают только после проверки, включая гражданство РФ. Раньше компания выясняла это после выхода человека. Мы перенесли проверку документов на телефонный скрининг, а практическую пробу проводили на складе компании: разделка и обжим кабеля, монтаж и подключение IP-камеры, настройка записи на регистратор.
6. Пики без раздувания штата. Госконтракты приходят неравномерно: месяц тишины, потом два объекта с одинаковым сроком. Держать штат под пик маленькая компания не может. Поэтому из монтажников, которые прошли пробу, троих взяли в штат, а ещё четверых включили в резерв по договорам ГПХ с согласованной ставкой за объект. Двоих из резерва компания подключила уже в первый месяц после проекта, когда совпали два объекта.
Час с HR-директором бесплатно
Продуктивный разговор о найме с HR-директором A2. Только для компаний от 20 сотрудников
Аналитика по воронке
Менеджер по тендерам
| Этап | Количество | Конверсия |
|---|---|---|
| Отклики и прямой поиск | 74 | — |
| Прошли скрининг (полный цикл контракта) | 16 | 21,6% |
| Разбор документации аукциона | 7 | 43,8% |
| Интервью с руководителем | 4 | 57,1% |
| Оффер | 1 | 25,0% |
| Вышел на работу | 1 | 100,0% |
Системный администратор
| Этап | Количество | Конверсия |
|---|---|---|
| Отклики и прямой поиск | 88 | — |
| Прошли скрининг (вкл. кейс с камерами) | 15 | 17,0% |
| Интервью с руководителем | 6 | 40,0% |
| Выезд на объект с бригадой | 2 | 33,3% |
| Оффер | 1 | 50,0% |
| Вышел на работу | 1 | 100,0% |
Монтажники слаботочных систем
| Этап | Количество | Конверсия |
|---|---|---|
| Отклики и активный поиск | 146 | — |
| Прошли скрининг (документы и допуски) | 41 | 28,1% |
| Пришли на практическую пробу | 18 | 43,9% |
| Прошли пробу | 11 | 61,1% |
| Взяты в штат или в резерв | 7 | 63,6% |
Итог по позициям
| Позиция | В штат | Резерв по ГПХ | Срок закрытия |
|---|---|---|---|
| Менеджер по тендерам | 1 | — | 4 недели |
| Системный администратор | 1 | — | 5 недель |
| Монтажники слаботочных систем | 3 | 4 | 3 недели (двое) и 8 недель (третий) |
| Итого | 5 | 4 | — |
Источники кандидатов
| Позиция | Основные каналы |
|---|---|
| Менеджер по тендерам | hh.ru (~55%), прямой поиск по интеграторам систем безопасности (~35%), рекомендации (~10%) |
| Системный администратор | hh.ru (~70%), профильные сообщества (~20%), рекомендации (~10%) |
| Монтажники | Авито (~50%), hh.ru (~25%), telegram-чаты монтажников (~15%), рекомендации сотрудников (~10%) |
Главный фильтр у монтажников стоял на документах: из 146 откликов скрининг прошли 41, остальные отпадали из-за отсутствия удостоверений или невозможности пройти проверку для ведомственного объекта. Зато дальше воронка короткая: из 11 человек, прошедших пробу, 7 стали штатными или резервными сотрудниками. По менеджеру по тендерам ключевым был разбор документации: из 16 кандидатов на этот этап пустили 7, и только 4 смогли внятно объяснить, почему участвовать или не участвовать. Системный администратор закрылся быстрее, чем ждали: выезд на объект сразу показал, кто готов к такой работе, и единственный оффер был принят.
Что в итоге
За 10 недель Allinfocom получил менеджера по тендерам, системного администратора и трёх штатных монтажников, а ещё четырёх монтажников в резерве на пиковые объекты. Новый менеджер по тендерам за первые два месяца отсеял больше половины найденных процедур как невыгодные или рискованные и выиграл второй госконтракт, под который был нанят третий монтажник. Штат вырос ровно настолько, насколько вырос объём работ.
Главный вывод: маленькой компании, которая выходит в госзаказ, нужно нанимать в том же ритме, в котором приходят контракты. Сначала человек, который приносит работу и умеет отказываться от плохой, потом те, кто эту работу выполняет. И мотивацию тендерного специалиста стоит привязывать к исполненным контрактам, а не к победам.
И второе. Резерв проверенных монтажников по договорам ГПХ работает как страховка: компания не держит лишние ставки, но и не ищет людей в панике, когда два объекта совпали по срокам.
Если ваша компания выходит в госзаказ или растёт на монтажных объектах, напишите нам. Подбор персонала выстроим под ритм ваших контрактов, без найма впрок.
